档案保管全流程指南：从存放规则到常见问题解答
档案记录着个人的学习经历、工作履历和政治表现，其保管方式直接影响到职业发展与社会权益。本文围绕以下常见疑问，提供权威解答与作要点：
- 档案保管是否收费
- 个人能否自行保管档案
- 档案应归档哪些材料
- 档案如何规范转递
- 档案查（借）阅规定
- 档案材料复印权限
- 档案状态查询与问题处理
- 常见问题答疑与注意事项
一、档案保管是否收费
- 国家政策 《中共中央组织部 人力资源和社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》明确：
- 自 2015 年 1 月 1 日起，各级公共就业和人才服务机构 不得收取任何档案管理费用。
- 包括保管、查阅、出具证明、档案转递等服务 全部免费。
- 第三方服务机构 如果委托社会中介办理相关事务，产生的费用仅为代办服务费，不属于官方档案保管收费。
二、个人能否自行保管档案
- 根据国家规定，个人及无档案管理权限的单位均不得私自保管或拆阅档案。
- 流动人员档案 必须 由以下机构管理：
- 县级以上人民政府设立的公共就业和人才服务机构
- 经省级人社部门授权的单位
- 风险：个人持有档案将导致其失去法律效力，公务员政审、社保工龄认定、职称评审等环节均无法使用。
三、档案应归档哪些材料
| 材料类别 | 具体内容 | 归档要求 |
|---|---|---|
| 政治面貌 | 入党申请、党员材料 | 原件密封并加盖公章 |
| 学历学位 | 毕业证、学位证、学信网验证报告 | 国内学历需学信网报告;国外学历需留服认证 |
| 工作履历 | 劳动合同、任免/调动通知 | 原件 |
| 职称/资格 | 职称评审表、资格证书 | 原件 |
| 考核奖惩 | 年度考核表、奖惩决定 | 原件 |
| 其他 | 社会兼职、违规处理记录等 | 原件 |
复印件一般 不得归档。特殊情况下需加盖原件保管单位公章，并注明复印时间。
四、档案转递的正确方式
| 适用对象 | 合规方式 | 禁止方式 |
|---|---|---|
| 党政领导干部、公务员、国企/事业单位人员、军队文职 | 机要通信或专人送取 | 个人自带 |
| 其他流动人员 | 机要通信、专人送取或邮政特快专递（EMS） | 个人自带 |
EMS 显示“已签收”后，接收单位仍需 审核 → 分类 → 录入 → 复核 → 上架 才会更新系统，旺季（7–10 月）可能延迟。
五、档案查阅与借阅规定
- 查阅条件
- 申请单位需提交 盖章介绍信，说明用途并填写查阅申请表。
- 查阅人员 ≥2 名中共党员，经档案机构审批后方可查阅。
- 借阅条件
- 档案原则上 不外借，确因工作需要，经审批后可限期借阅并按时归还。
- 个人查阅限制
- 任何个人不得查阅本人及三代以内亲属档案。
- 高级专技人员及涉密档案管理更为严格，需要额外手续。
六、档案材料复印权限
- 档案材料 一般禁止复印。
- 如确需复印（仅作旁证），须说明理由并经档案机构审核。
- 复印件加盖档案机构公章后方具法律效力。
七、档案状态查询与问题处理
| 情况 | 处理办法 |
|---|---|
| 不清楚档案所在地 | 向生源地/工作地公共事务中心、就读高校招生就业处查询 |
| 档案在个人手中且密封完好 | 联系当地人才中心或单位，走公对公流程托管 |
| 档案拆封/破损或材料缺失 | 返回形成单位补办并重新密封 |
| 档案滞留 >2 年（死档） | 需激活：咨询档案局 → 补办材料 → 劳动保障部门提交 |
| 非全日制学历档案 | 必须与前置学历档案合并后存放 |
八、常见问题解答
| 问题 | 解答 |
|---|---|
| 人才中心拒收个人送达档案？ | 因需 公对公转递，请联系学校/原单位邮寄，或委托第三方代办。 |
| 档案材料补办难？ | 先补关键材料（毕业证明、成绩单），其他材料可开具情况说明。 |
| 非全日制档案必须合并吗？ | 必须，否则无法证明学历连续性。 |
| 档案激活需要多久？ | 一般 1–3 个月，视材料补办与部门协作效率而定。 |
| 异地存档怎么办？ | 可线上预约“跨省通办”或委托代办机构，减少往返。 |
注意事项
- 档案属国家机密文件，个人不得拆封或长期保存。
- 档案滞留超过两年会增加补办复杂度，需尽早处理。
- 机构变动时，档案应及时移交档案馆;个人私存属违规。
- 存档后应定期确认状态，避免因单位迁移或政策调整导致档案遗失。
严格遵循档案管理规定，才能保障个人的合法权益和职业发展。
